Prowadząc firmę nie sposób uniknąć przetwarzania danych osobowych. Administratorzy danych często muszą zdecydować, na jakiej podstawie prawnej będą je przetwarzać. Najczęściej rozważają dwie możliwości: zgodę osoby, której dane dotyczą, lub uzasadniony interes administratora. Przyjrzyjmy się szczegółowo tym opcjom, by ułatwić podjęcie odpowiedniej decyzji.
Czym jest zgoda na przetwarzanie danych?
Zgoda stanowi świadome i dobrowolne wyrażenie woli przez osobę, której dane dotyczą. Kluczowe znaczenie ma forma jej pozyskania – musi zostać wyrażona poprzez jednoznaczne oświadczenie lub wyraźne działanie potwierdzające. Warto podkreślić, że administrator ponosi odpowiedzialność za udowodnienie jej uzyskania. Zgoda powinna dotyczyć konkretnych celów przetwarzania i być wyrażona przed rozpoczęciem działań z danymi.
Na czym polega przetwarzanie na podstawie uzasadnionego interesu?
Uzasadniony interes w RODO oferuje administratorom większą elastyczność działania. Wymaga jednak przeprowadzenia szczegółowej analizy nazywanej testem równowagi. Administrator musi wykazać, że jego prawnie uzasadnione interesy przeważają nad prawami i wolnościami osób, których dane zamierza przetwarzać. Ta podstawa prawna wymaga starannego udokumentowania procesu decyzyjnego.
Podstawowe różnice między obiema podstawami prawnymi
Kluczowe rozróżnienie dotyczy kontroli nad procesem przetwarzania danych. Przy zgodzie to osoba, której dane dotyczą, zachowuje pełną kontrolę – może odmówić jej udzielenia lub wycofać w dowolnym momencie bez negatywnych konsekwencji. Z kolei przy uzasadnionym interesie administrator samodzielnie podejmuje decyzję, musi jednak liczyć się z możliwością wniesienia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą.
Praktyczne wskazówki wyboru podstawy prawnej
Właściwy wybór zależy od specyfiki planowanego przetwarzania. Zgodę warto wybrać przy działaniach marketingowych, zwłaszcza kierowaniu spersonalizowanych ofert czy newsletterów. Natomiast uzasadniony interes sprawdzi się przy czynnościach niezbędnych do funkcjonowania organizacji, takich jak monitoring wizyjny czy dochodzenie roszczeń.
Podsumowanie
Decyzja o wyborze podstawy prawnej przetwarzania danych wymaga dokładnego przemyślenia. Administrator musi uwzględnić charakter swojej działalności, cel przetwarzania oraz potencjalne ryzyka. Niewłaściwie dobrana podstawa może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Warto regularnie weryfikować, czy wybrana podstawa pozostaje adekwatna do zmieniających się okoliczności przetwarzania.
